FrederikIeder wooncomplex, dat wil zeggen: een woonlocatie waar meerdere koopwoningen zich in één complex bevinden, heeft een eigen vereniging van eigenaren, oftewel een VvE. Alle woningeigenaren binnen het complex zijn lid van deze VvE.
De VvE is verantwoordelijk voor het behartigen van gezamenlijke belangen. Daarbij kan gedacht worden aan onderhoud van het complex, het waarborgen van de veiligheid en de inrichting van gemeenschappelijke ruimtes. Het runnen van een VvE kan aardig wat tijd in beslag nemen. Zo moet er administratie bij worden gehouden, moeten de financiën op orde zijn, moet er onderhoud ingepland worden en moeten er vergaderingen gehouden worden om thema’s binnen de VvE te bespreken.
Omdat dit tijd, maar ook expertise vraagt, kiezen steeds meer VvE’s voor een externe VvE beheerder. Dit is een professionele partij die het beheer van de VvE volledig of gedeeltelijk kan overnemen.
Waarom een VvE beheerder?
Het runnen van een VvE is niet eenvoudig, maar moet wel adequaat gebeuren. Veel VvE’s kampen met schulden en achterstallig onderhoud. In bijna alle gevallen is dit ontstaan al gevolg van mismanagement. Door verkeerde begrotingen, slechte planning en andere factoren blijven zaken liggen die eigenlijk opgepakt hadden moeten worden.
Het probleem ligt vaak bij het feit dat bewoners die onderdeel zijn van de VvE naast hun reguliere baan taken op zich moeten nemen, waar vaak onvoldoende tijd voor is. Bovendien vergen sommige taken, zoals het bijhouden van financiën een zekere expertise die niet altijd aanwezig is binnen de VvE.
Daarom kiest men vaak voor een VvE beheerder. Dit is een gespecialiseerde partij met veel ervaring. Met een VvE beheerder is het risico op fouten een stuk kleiner, wordt onderhoud tijdig opgepakt en zijn de administratie en financiën op orde.
Er kan gekozen worden voor gedeeltelijk VvE beheer of volledig VvE beheer.
Taken van de VvE beheerder
Het verschilt per VvE welke taken de VvE beheerder op zich neemt, maar er kan onder meer gedacht worden aan de volgende werkzaamheden:
Opstellen meerjarenonderhoudsplan
Een meerjarenonderhoudsplan is een uitgebreid plan dat voor ieder jaar aangeeft welk onderhoud moet plaatsvinden, welk budget hiervoor beschikbaar is en in welke periode dit moet worden uitgevoerd.
Een gedegen meerjarenonderhoudsplan draagt bij aan een VvE waar de veiligheid op orde is, onderhoud niet blijft liggen en er bovendien voldoende gebudgetteerd wordt voor dit onderhoud.
Financieel beheer
Financiën zijn bij veel VvE’s de zwakke plek. Er gaat te veel geld uit, er komt onvoldoende geld binnen, of er wordt aan verkeerde zaken te veel geld uitgegeven. Met financieel beheer zorgt de VvE beheerder ervoor dat er geen fouten worden gemaakt. Bovendien kan de VvE beheerder bijvoorbeeld belastingaangiftes doen, jaarverslagen maken en andere financiële rapporten opstellen.
Leiden vergaderingen
Periodiek vindt er een algemene ledenvergadering plaats, waarbij alle leden van de VvE kunnen deelnemen. Hier worden thema’s besproken die spelen bij de VvE en kan eventueel gestemd worden over zaken. Een VvE beheerder kan deze vergaderingen leiden, zodat de vergadering op de juiste wijze en binnen een gestelde tijdslimiet verloopt.
Administratief beheer
Administratief beheer wil zeggen dat de VvE beheerder alle administratie bijhoudt. Hierbij kan gedacht worden aan het bijhouden van verslagen, rapporten, planningen en meer. Meestal is het mogelijk voor leden van de VvE om in te loggen in een portaal om de documenten in te zien.